Konferencja na porządku dziennym
Obecnie praktycznie codziennie w danej branży możemy odszukać konferencje. Dawniej prym wiodły targi i szkolenia, które mimo że nadal są popularne już nie budzą takiego entuzjazmu. Konferencje obecnie to sprytne narzędzie do kreowania wizerunku danej firmy, organizując takie wydarzenie mamy szansę na rozreklamowanie się w branży, a nawet w mediach poprzez różne patronaty. Konferencje to niestety wydarzenie bardzo czasochłonne, a i koszta nie są tutaj małe. Dlatego na popularności zyskują wideokonferencje, który już nie wymagają takich nakładów finansowych i mogą dotrzeć do bardzo szerokiej grupy odbiorców.
Budżet to rzecz priorytetowa
Gdy zaczynamy myśleć o zorganizowaniu konferencji na samym początku ustalmy ramy budżetowe. Od finansów wszystko zależy, warto pamiętać, że konferencja to lokal, poczęstunek, prelekcje i wiele innych elementów. Bardzo ważny jest też czas, organizacja nawet małej konferencji to kilka tygodni planowania. Gdy już ustalimy potrzebne nam finanse pomyślmy o uczestnikach. Kogo warto zaprosić? Do kogo nasza konferencja ma dotrzeć? Źle sporządzona lista gości świadczy o braku profesjonalizmu. Zanim roześlemy zaproszenia wybierzmy odpowiedni lokal. Niestety jest to wydatek spory, a i zadanie niełatwe. Ważne żeby miejsce było dostosowane pod ilość gości i przekaz jaki konferencja ma za sobą nieść. Nie warto decydować się na miejsca, do których ciężko trafić lub mają słabe zaplecze parkingowe. Bardzo ważną sprawą jest sprzęt, który umożliwi przedstawienie przygotowanych prezentacji. Podczas przeprowadzanej konferencji liczy się nie tylko prezencja prowadzącego, jego ubiór, sposób przekazywanych informacji, ale także jakość sprzętu jakim w danej chwili dysponuje. Tablice flipchart to bardzo przydatne sprzęty nowej generacji. Ich szerokie zastosowania pozwala nam odnaleźć się w każdej wymagającej spotkania biznesowego sytuacji i nie ogranicza się jedynie do standardowego pisania za pomocą flamastrów. Można na niej także przyczepiać ważne slajdy, dokumenty i papierowe wykazy diagramowe. (cytat: http://importmania.pl/pol_m_Artykuly-biurowe_Flipcharty-158.html ) Pomyśl również o cateringu i zakwaterowaniu dla gości zamiejscowych. Poczęstunek i napoje to miły akcent nawet bardzo krótkiego wydarzenia.
Dobra organizacja to gwarant sukcesu
W następnej kolejności zastanówmy się nad terminem organizacji konferencji. Bardzo ważne, by w tym samym czasie nie organizowano podobnego wydarzenia. Odpowiednia data to gwarant powodzenia i sporego zainteresowania właśnie naszym wydarzeniem. Następnie zajmijmy się bardzo ważna kwestią materiałów konferencyjnych. Muszą być one dopasowane i przejrzyste. Przygotuj jasny plan przebiegu konferencji, który ułatwi funkcjonowanie prezentującym i przybyłym gościom. Na koniec zrób i roześlij zaproszenia do udziału w wydarzeniu.
